Verstehen Sie Ihren Gehaltszettel?

Gehalts- & Lohnabrechnung: Erklärung mit Beispiel

Brutto- und Nettolohn, Zulagen, Abzüge, betriebliche Altersversorgung: All das – und noch einiges mehr – muss auf dem Gehaltszettel stehen. Das ist gesetzlich vorgeschrieben. Aber an welcher Stelle? Die meisten Arbeitnehmer werfen nur einen kurzen Blick auf die Abrechnung und lassen sie dann in einem Ordner verschwinden. Es lohnt sich allerdings, die Unterlagen genau zu prüfen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Gehalts- und Lohnabrechnung richtig lesen.

Zur betrieblichen Altersvorsorge

Lohn- und Gehaltsabrechnung – das sind die Unterschiede

Arbeitgeber können ihre Angestellten über Lohn oder Gehalt bezahlen. Der Lohn wird entsprechend der erbrachten Arbeitsstunden gezahlt und kann somit von Monat zu Monat variieren. Das Gehalt hingegen ist ein fester Betrag, der monatlich in gleicher Höhe ausgezahlt wird, unabhängig von der tatsächlichen Arbeitszeit. Ob es sich bei der Abrechnung um eine Lohn- oder Gehaltszahlung handelt, geht aus dem Punkt Brutto-Bezüge im Hauptteil hervor.

In jedem Fall ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, seinen Angestellten und Arbeitern eine Entgeltabrechnung auszustellen. So lautet der Überbegriff für die beiden Abrechnungsarten.

1. Arbeitnehmerdaten

Hier finden Sie persönliche Angaben wie zum Beispiel Ihr Geburtsdatum, Steuermerkmale und sozialversicherungsrechtliche Angaben.
Insgesamt gibt es sechs Lohnsteuerklassen. Ledige und Geschiedene haben Steuerklasse 1, Alleinerziehende haben Steuerklasse 2. Als Alleinverdienerin oder Alleinverdiener der Familie bzw. als besserverdienender Ehepartner hat man Steuerklasse 3. Dafür hat der schlechter verdienende Ehepartner Steuerklasse 5. Verdienen beide Ehepartner in etwa gleich viel, können sie Lohnsteuerklasse 4 wählen. Wer einen Nebenjob hat, bekommt für diesen und jeden weiteren Nebenjob die Steuerklasse 6.

2. Übersicht zur Arbeits- und Urlaubszeit

An dieser Stelle können Angaben zu Anwesenheits- und Fehlzeiten sowie zu den Urlaubstagen stehen. Bezahlter Erholungsurlaub steht jedem Arbeitnehmer gesetzlich zu. Dabei müssen Lohn oder Gehalt als Urlaubsentgelt weiterbezahlt werden. Bei einigen Tarifverträgen gibt es eine Sonderzahlung für Urlaubsgeld. Beides findet sich auf der Lohn- oder Gehaltsabrechnung bei den Brutto-Bezügen wieder. Bei unbezahltem Urlaub, der länger als einen Monat dauert, muss der Arbeitgeber eine Meldung an die Sozialversicherung schicken, denn ohne Entgelt muss auch keine Lohnsteuer gezahlt werden.

3. Adressfeld

Ihre Adresse als Entgeltempfänger befindet sich hier sowie Name und Anschrift Ihres Arbeitgebers, Ihre Personalnummer und gegebenenfalls die Abteilungsnummer.

4. Hinweise zur Abrechnung

Ergänzende Werte werden an dieser Stelle dargestellt, zum Beispiel die wöchentliche Arbeitszeit, Kostenstelle oder Stundenlohn. Außerdem können hier weitere Informationen wie Unterbrechungen bei Krankheit oder Elternzeit angegeben werden.

5. Brutto-Bezüge

Hier stehen die Angaben, wie sich die monatlichen Bezüge Ihrer Lohn- oder Gehaltsabrechnung zusammensetzen, zum Beispiel aus Stundenlohn, Feiertagslohn, Urlaubslohn und Urlaubsgeld. Diese Lohnbestandteile enthalten jeweils einen Hinweis zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht. Einzelbeträge, die in der Spalte „GB“ mit einem „J“ gekennzeichnet sind, fließen ins Gesamt-Brutto mit ein. Mit „N“ gekennzeichnete Einzelbeträge nicht. Weitere Hinweise vom Lohnbüro werden mit „****“ gekennzeichnet.

6. Steuer/Sozialversicherung

An dieser Stelle werden die gesetzlichen Abzüge (Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) aufgelistet. Hinzu kommen die Sozialversicherungen. Dazu zählen die Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung. Diese werden zu Teilen vom Arbeitgeber und vom Arbeitnehmer getragen. Die aktuellen Beitragssätze der Lohn- und Gehaltsabrechnung finden Sie hier:

7. Netto-Bezüge/Netto-Abzüge

Wenn hier Beträge aufgeführt sind, dann vermindern oder erhöhen diese den Netto-Verdienst. Daraus ergibt sich dann der Auszahlungsbetrag. An dieser Stelle werden u. a. auch Vorschüsse und Firmendarlehen vermerkt. Außerdem sind hier ggf. Beiträge für die freiwillige oder private Kranken- und Pflegeversicherung aufgeführt. Das Nettogehalt ist das Arbeitsentgelt, das nach allen Abzügen übrig bleibt.

8. Auszahlungsbetrag

An dieser Stelle finden Sie den Betrag, der am Ende des aktuellen Monats ausbezahlt wird.

9. Bankverbindung

In diesem Feld steht die Bankverbindung, auf die der Auszahlungsbetrag überwiesen wird.

10. Gesamtkosten des Arbeitgebers

Das Lohnbüro kann entscheiden, ob an dieser Stelle die Gesamtkosten für den Arbeitgeber dargestellt werden. Diese enthalten die Brutto-Bezüge des Arbeitnehmers sowie die Lohnnebenkosten, z. B. den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Zudem sind hier auch zusätzliche Kosten des Arbeitgebers ersichtlich wie Krankenkassen- oder Umlagebeiträge für den Arbeitnehmer.

11. Verdienstbescheinigung

Hier wird Ihnen eine Übersicht der aufgelaufenen Brutto-Werte und gesetzlichen Abzüge aus dem derzeitigen Arbeitsverhältnis gegeben. Die Verdienstbescheinigung der Lohnabrechnung dient als Einkommensnachweis, den Sie zum Beispiel für einen Kredit bei der Bank vorlegen müssen.

12. Fußzeile

An dieser Stelle stehen Erläuterungen zu den Abkürzungen im Formular sowie die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben. In der Fußzeile der Abrechnung findet sich daher auch die Kennzeichnung, dass diese Abrechnung nach § 108 Abs. 3 der Gewerbeordnung erstellt wurde.

13. Die betriebliche Altersversorgung (bAV)

Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) wird seit Juni 2013 auf dem Gehaltszettel in der hier gezeigten Form dargestellt. In unserem Beispiel hat der Arbeitnehmer eine Gehaltsumwandlung in Form einer Pensionskasse in Höhe von 50 Euro monatlich abgeschlossen. Dabei wird die bAV im Gesamt-Brutto ausgeklammert, wird also nicht besteuert. Der Beitrag zur Pensionskasse wird erst am Ende als Netto-Abzug abgerechnet..

Wie lange muss man Lohnabrechnungen aufbewahren?

Jeden Monat geht eine neue Abrechnung bei Ihnen ein und bald stellt sich die Frage, wie lange diese aufzubewahren sind. Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind steuer- und sozialversicherungsrechtliche Dokumente. Jedoch schreibt der Gesetzgeber keine Aufbewahrung durch den Arbeitnehmer vor.

Um Einkommensnachweise zu haben, bietet sich die Aufbewahrung für die eignen Unterlagen allerdings an: sei es für einen Kreditantrag, einen Mietvertrag oder bei Abweichungen der Rentenberechnung.

Für Unternehmen gibt es hingegen mehrjährige Aufbewahrungsfristen: Entgeltabrechnungen unterliegen einer steuerlichen Aufbewahrungsfrist von mindestens sechs Jahren.

Besonderheiten bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Neben der regulären monatlichen Geldleistung durch den Arbeitgeber, die in der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu finden ist, gibt es auch einige besondere Fälle, die wir hier kurz zusammenfassen:

Lohnabrechnung bei Firmenwagen

Ein Firmenwagen ist ein gern genutztes Privileg, nicht nur bei leitenden Angestellten. Meist dürfen Arbeitnehmer den Wagen neben Dienstfahrten auch für private Zwecke nutzen. Dies kann jedoch durch eine Kilometerzahl pro Monat oder Jahr limitiert werden.

In der Lohnabrechnung entsteht durch einen Firmenwagen ein geldwerter Vorteil und dieser muss ebenso wie die Gehaltszahlung besteuert werden.

Wird ein Firmenwagen zu mindestens 50 % für Dienstfahrten verwendet, greift die 1%-Regelung: Jeden Monat werden die Privatfahrten über 1 % des Brutto-Listenneupreises des Wagens über die Lohnabrechnung versteuert.

Eine Ausnahme gilt für die Nutzung von Elektroautos als Dienstwagen. Bei einem Bruttolistenpreise von bis zu 60.000 Euro werden monatlich 0,25 % davon als geldwerter Vorteil besteuert. Liegt der Bruttolistenpreis darüber, sind es 0,5 %.

Sachbezug: Tankgutschein

Zum Arbeitslohn können neben Geldleistungen auch Sachbezüge wie zum Beispiel Tankgutscheine zählen. Durch die Sachbezugsfreigrenze kann ein Arbeitgeber monatlich Tankgutscheine im Wert von bis zu 44 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei als Sachbezug an seine Mitarbeiter verteilen. Diese müssen in der Lohnabrechnung vermerkt werden, auch wenn sie unter der 44-Euro-Grenze liegen.

Lohnabrechnung während Mutterschutz und Elternzeit

Wird eine Mitarbeiterin schwanger, besteht sechs Wochen vor und acht Wochen nach dem errechneten Geburtstermin der Mutterschutz. Da während des Mutterschutzes nicht gearbeitet werden darf, gibt es statt des normalen Lohns das Mutterschaftsgeld, welches dem Durchschnittentgelt der letzten drei Monate entspricht. Dieses wird zum Teil von der Krankenversicherung gezahlt und vom Arbeitgeber bezuschusst.

Geht die Mutter oder der Vater anschließend in Elternzeit, ruht das Arbeitsverhältnis. In dieser Zeit zahlt das Unternehmen weder Lohn noch Ersatzleistungen. Mit dem ersten Arbeitstag nach der Elternzeit tritt das Arbeitsverhältnis wieder in Kraft. Als staatlicher Zuschuss kann jedoch für bis zu 14 Monate ein Elterngeld bei der Elterngeldstelle beantragt werden.

Da der Arbeitnehmer weiter dem Unternehmen zugehörig ist, wird er auch weiterhin abgerechnet. Während der Elternzeit steht in der Entgeltabrechnung bei Gehalt bzw. Lohn dementsprechend „null“. Als Erklärung wird darauf „Elternzeit“ vermerkt.

Lohnabrechnung für den Minijob

Auch Minijobber, dazu zählt, wer bis zu 450 Euro pro Monat verdient, haben ein Anrecht auf eine schriftliche Lohnabrechnung, um diese auf ihre Richtigkeit prüfen zu können. Bei einer kurzfristigen Beschäftigung, beispielsweise bei einem Ferienjob, darf hingegen auch mehr als 450 Euro im Monat verdient werden. Die Anstellung darf dafür maximal 70 Arbeitstage am Stück bestehen.

Geringfügig Beschäftigte müssen vom Arbeitgeber rechtzeitig, das heißt bis zu sechs Wochen nach Arbeitsbeginn, bei der Minijob-Zentrale angemeldet sein.

Lohnabrechnung für Kurzarbeit

Während der Kurzarbeit erhält ein Arbeitnehmer 60 % seines Nettolohns bzw. 67 %, falls ein Kind im Haushalt lebt. In dieser Zeit werden die Sozialversicherungsbeiträge von der Bundesagentur für Arbeit übernommen. Zudem ist das Kurzarbeitergeld steuerfrei.

Ab dem vierten Monat wird das Kurzarbeitergeld auf 70 bzw. 76 % erhöht und ab dem siebten Monat auf 80 bzw. 86 %. Diese Erhöhung des Kurzarbeitergeldes ist aktuell (Stand: Mai 2021) bis Ende Dezember 2021 befristet.

Lohnabrechnung für Quarantäne-Zeit

Ist ein Arbeitnehmer bekannterweise Träger des Corona-Virus, kann über das Infektionsschutzgesetz ein Beschäftigungsverbot verhängt werden, um Mitmenschen zu schützen. Das Gesundheitsamt spricht dann eine Quarantäne aus, in der der Arbeitnehmer nicht arbeiten darf.

Während der Quarantäne muss der Arbeitgeber das Entgelt nicht fortzahlen, jedoch eine Entschädigung überweisen, die von den Behörden erstattet wird. Dies wird wiederum in der Lohnabrechnung vermerkt. Hierfür benötigt der Arbeitnehmer eine Quarantäne-Anordnung des Gesundheitsamtes. (Stand: Mai 2021)

Zur betrieblichen Altersvorsorge

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Gehalts- & Lohnabrechnung: Erklärung mit Beispiel

1. Arbeitnehmerdaten

2. Übersicht zur Arbeits- und Urlaubszeit

3. Adressfeld

4. Hinweise zur Abrechnung

5. Brutto-Bezüge

6. Steuer/Sozialversicherung

7. Netto-Bezüge/Netto-Abzüge

8. Auszahlungsbetrag

9. Bankverbindung

10. Gesamtkosten des Arbeitgebers

11. Verdienstbescheinigung

12. Fußzeile

13. Die betriebliche Altersversorgung (bAV)

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